パソコンショートカットキーを駆使しよう！

最近、エクセルで「VLOOKUP」などの式を良く使います。
そうした場合、同じ列に式をコピーして貼るのですが、相対参照では、参照元の範囲がズレてしまうので、使用するのが「$」マークです。
これを「$C$2」の様に、行と列の前につける事で、コピーした際にその内容を固定し貼り付ける事が出来ます。
「$」がない「C2」の場合には、一つ下のセルにコピー貼り付けした場合には「C3」、一つ右側に貼った場合には「D2」と参照元が動いてしまいます。
ちなみに、一つずつ「$」を書いていくのは結構面倒ですが、式の入力状態で、参照セルにカーソルを合わせた状態でキーボードの「F4」キーを押すと行列ともに「$」をつけてくれます。
これを知らないと、その都度カーソルを移動し「$」をつけてまわらなくてはならないので、絶対に知っておいた方が良いショートカットキーの一つだと思います。

エクセルでセルの中の値を修正する際、ダブルクリックをしている人を良く見かけます。

エクセルの「集計」機能を使うと、キーとなる列の値が同じものの合計を表示したり、平均値や最大値、最小値を表示する事が可能です。

サンプルの表



集計機能でタイプが同じものの合計を表示します。




そうして表示された集計結果ですが、その結果をコピー貼り付けしようとすると、明細行も含めて貼り付けられてしまいます。

コピーし、下に貼り付けた例




↑の様に、明細行が全て貼り付けられます。


そうした場合には、コピーしたい箇所を選択し「alt」+「;」（セミコロン）を押します。



この状態で右クリック→コピーか「ctrl」+「c」でコピーをし、貼り付けたい場所に貼り付けます。




すると、↑の様に合計行のみが貼り付けられます。

エクセルでコピー貼り付けする際に、行と列を入れ替えて縦ならびを横ならびに変えたいという時があります
その様な場合は、対象のセルをコピーした後、貼り付けたい場所で、
右クリック → 形式を選択して貼り付け → 「行列を入れ替える」にチェックを入れてOKを押す
という手順で行と列に入れ替える事が出来ます

コピー、貼り付けは「ctlr + C」 → 「ctlr + V」のショートカットキーを使ってるけど、エクセルでの値貼り付けの時だけ、セルを右クリック → 「形式を選択して貼り付け」 → 「値」を選択 → 「OK」とやっている人は多いのではないでしょうか？

基本的にマウスレスでやってる人にとってはとてももどかしい瞬間だと思います。


マウスを使わないやり方としては
「alt + E」 → 「S」 → 「V」 → 「Enter」
という手法もありますが、手順が多く省力作業とはとてもいえません。

そんな人にお勧めの方法があります！！


手順は以下の通りです。

１．メニューバー「表示」　→　「ツールバー」　→　「ユーザー設定」を選択する。

２．「コマンド」内の「値の貼り付け」をツールバーへドラッグアンドドロップする。

３．追加された「12」と書かれたボタンを右クリックする。
（ユーザー設定を開いたままの状態で）

４．「テキストのみ表示」を選択する

５．「値の貼り付け」と表示が切り替わり、値の貼り付けのショートカットキー「alt + P」 が使用可能となる。
（設定作業は初回のみ）


この方法を使えば、「値貼り付け」に限らず、色々なショートカットキーを設定していく事が可能です。

色々と研究してみてはいかがでしょうか？

エクセルを使い、金種計算をするという場合について書こうと思います。
式をうまく使えば、金額ごとの金種を簡単に知ることが出来ます。


例えば、給与を手渡ししているようなところで、銀行から金種指定でお金を下ろす時の金種を知る時などに役立ちます。



↑クリックすると大きく表示されます


B列には金額、３行目には金種を入力しておきます。
Ｄ（10000円）
Ｅ（5000円）
Ｆ（1000円）
Ｇ（500円）
Ｈ（100円）
Ｉ（50円）
Ｊ（10円）
Ｋ（5円）
Ｌ（1円）



入力する式と結果は以下の通りです。
（例として、B4に金種計算したい「9467円」を入力してみます）

D4（10000円）
=INT(B4/D$3)
　→　0枚

E4（5000円）
=INT(MOD($B4,D$3)/E$3)
　→　1枚

F4（1000円）
=INT(MOD($B4,E$3)/F$3)
　→　4枚

G4（500円）
=INT(MOD($B4,F$3)/G$3)
　→　0枚

H4（100円）
=INT(MOD($B4,G$3)/H$3)
　→　4枚

I4（50円）
=INT(MOD($B4,H$3)/I$3)
　→　1枚

J4（10円）
=INT(MOD($B4,I$3)/J$3)
　→　1枚

L4（5円）
=INT(MOD($B4,J$3)/K$3)
　→　1枚

L4（1円）
=INT(MOD($B4,K$3)/L$3)
　→　2枚

「$」を使うのは行コピーをしても、参照する金種のセルを動かさない様にする為です。

最下行に枚数の合計を計算するSUM関数を入れておけば、金種ごとの必要な枚数が分かります。

エクセルで左列と上行に項目があり、右や下にスクロールすると
「左の項目はなんだっけ？」
となるケースがあります。



↑の例では右にスクロールした時に
「この数値は拠点？だったかな？」
となってしまうという状況です。


この様な場合、エクセルの機能で左列と上行の項目が分かるように固定します。

手順としては

固定したい位置のセルをアクティブ状態にして
メニューバーの「ウインドウ」−「ウインドウ枠の固定」を選択します。





こうする事でスクロールさせても、そのセルの値が何を意味しているのかが一目で分かる事が出来ます。

これは印刷などとは無関係にパソコンで操作している状態でのビュー的な機能です。


ちなみに解除する場合は

メニューの「ウインドウ」−「ウインドウ枠固定の解除」を選択することで解除出来ます。

職場で
「0.50は0に、0.51は1にする関数は？」
と聞かれました。

round関数っぽいですが四捨五入ではないですし。。

悩んだ結果、「0.49を足して小数点以下を切り捨てる」という手法を取る事にしました。

そうすると
8.50+0.49=8.99 → 8
8.51+0.49=9.00 → 9
（結果は整数表示）

と求める結果が得られました。

式でいうと

=INT(参照するセル+0.49)

という感じです。


しかしこの場合、少数第３位の扱いがどうなっているのかというと
8.509+0.490=8.999 → 8
8.510+0.490=9.000 → 9
となります。

0.51切り上げ、0.50切捨てと言われたのですが、先程の式ですと0.50〜0.51の間は切捨てになっていて実際は
「0.51以上切り上げ、0.50未満切捨て」
という表現が正しかったかと思います。


ただし依頼者からは
「少数第３位は使わないのでintを用いた式で十分だった」
という回答がありました。


今回は少数第３位が関係なく、小数点以下を切り上げ、切捨て、すればよかったのでこの手法で大丈夫でしたが、対象となる桁が今回のケースと異なる場合などはroundup、rounddown関数の使用や、0.01を足してround関数を用いる、などの対応も必要になってくるかもしれません。

数字入力をする機会が多い人はテンキーを使う場合が多いかと思います。
特にExcelで数値入力を連続で行う場合などにはとても便利です。

同じセルに計算した数値（例えば18+25）を入力する時にキーボードやマウスで行う場合には

【マウスを使う場合】
マウスでセル値を表示する欄の左側の「=」（イコール）をクリックし、その後「18+25」と入力し「Enter」

【キーボードを使う場合】
キーボードの「=」キーを押し、その後「18+25」と入力し「Enter」

という手順になるかと思いますが、テンキーで連続入力している時にマウスやキーボードを操作するのは面倒なものです。

その様な場合、テンキーで「+18+25」と入力し「Enter」を押すと計算され「43」と表示されます。

テンキーを日々使ってる人には常識的な事かもしれませんが意外と知らない人がいるのも事実です。

ちなみに「-18」と「25」の計算の場合には「-18+25」と入力し「Enter」を押すと計算され「7」と表示されます。

エクセルでセルの入力後の「Enter」キーで移動する方向ですが、初期設定では「下」になっています。
ですので



の状態で「Enter」キーを押すと下のセルに移動します。



テンキーで縦に（同じ列に）連続で入力する時にはそれで良いのですが、横に（同じ行に）連続で入力する場合には不便だったりします。

その様な場合には
メニューバーの「ツール」−「オプション」の「編集」タブを開きます。
初期設定では「入力後にセルを移動する」にチェックが入り「方向」は「下」になっています。



この方向を「右」に変更し「OK」をクリックします。



以上の変更を行うと「Enter」キーを押した際に右のセルに移動する様になります。




ちなみに「TAB」キーでも横のセルに移動しますので、テンキーに「TAB」キーがついてる場合には必要ありません。

複数のセルに同一の値を入力する方法ですが、複数セルを選択した状態で文字を入力し「Ctrl」キーを押しながら「Enter」キーを押すと全ての選択された複数のセル全てに同一の値が入力されます。

ちなみに複数のセルを選択する方法ですが、
隣接しているセルであれば「Shift」を押しながら矢印キーで移動すると最初に「Shift」を押した場所から移動先のセルまでの間の全てのセルが選択状態になります。
隣接していないセルを複数選択する場合は「Ctrl」キーを押しながら選択したいセルをクリックすると複数の隣接しないセルを選択する事が出来ます。

エクセルでセル間を移動出来る状態（セル内で入力状態ではない状態）で「Ｆ２」キーを押すとセルを入力状態に出来ます。

これはセルをダブルクリックした事と同じ効果があります。

私は基本的に「ダブルクリック」というのが好きではありません。
何故かというとダブルクリックはたまに２回目のクリックを違う場所にしたり、ちゃんと出来たかどうかが分からない時がごくたまにあったりするのでせっかちな私にとって確実で速い手法では無いからです。

ですので私はデスクトップ上のファイルを開く時なども矢印キー（↑↓←→）で移動したりマウスでシングルクリックをしてから「Enter」キーを押す様にしています。
「Enter」キーは大きいので押し間違いなどはほとんどありませんし(^^)

という事でエクセルのセルという小さい場所は私にとって１００％ダブルクリック出来るか分からない場所なので、ダブルクリックと同じ効果のある「Ｆ２」キーはかなり重宝しています☆

ただし間違って隣の「Ｆ１」キーを押してしまうと立ち上がるのにかなり長い時間のかかる「ＨＥＬＰ」の起動を待つハメになります。。